Política de privacidad y tratamiento de datos
Qué datos recogemos, para qué los usamos, con quién los compartimos y cómo ejerces tus derechos según la Ley 1581 de 2012
Responsable del tratamiento
KopTup, con domicilio en Av. 68 #1-63, Bogotá, Colombia, es el responsable de los datos personales que recoge este sitio (www.koptup.com) y su plataforma. Para cualquier tema de datos personales escríbenos a ronald@koptup.com o llámanos al +57 302 479 4842.
Esta política explica qué datos recogemos, para qué los usamos, con quién los compartimos, cuánto tiempo los guardamos y cómo ejerces tus derechos. Cuando envías un formulario marcas una casilla de autorización: guardamos la fecha, la versión de esta política y una huella cifrada de tu dirección IP como prueba de esa autorización.
1. Qué datos recogemos y para qué
1.1 Formulario de contacto
Tu nombre y email, y si los escribes, tu teléfono, tu empresa, el servicio que te interesa, el presupuesto, cuándo quieres empezar y tu mensaje. Los usamos para responderte, preparar una cotización y hacer el seguimiento comercial. El equipo recibe un aviso por correo y, si está activo, por WhatsApp.
1.2 Solicitud de demo
Tu nombre, empresa, cargo, email, teléfono, país, tamaño de la empresa, las demos que te interesan, tu caso de uso y la página de la que llegaste (incluidos los parámetros de campaña de la dirección). Los usamos para revisar tu solicitud, crear tu cuenta de acceso a las demos si la aprobamos y enviarte los correos de la solicitud: el acuse, la aprobación con el enlace de activación y el aviso antes de que venza el acceso.
1.3 «Prueba con tu documento»
Tu email y el documento que subes. El documento se procesa solo en la memoria del servidor y se borra automáticamente una hora después. Para responder tus preguntas, los fragmentos del documento que se relacionan con cada pregunta se envían a OpenAI. Tu email queda registrado como contacto comercial.
1.4 Cuenta y portal de clientes
Si creas una cuenta, o te la creamos al aprobar una demo: nombre, email, contraseña (guardada solo como hash, nunca en claro), empresa, teléfono y fecha del último ingreso. Si entras con Google, recibimos tu nombre, email y foto de perfil. Si eres cliente, guardamos tus proyectos, pedidos, entregables, facturas y mensajes con el equipo.
1.5 Chatbot
En «Configura el tuyo» guardamos la configuración de tu bot, los documentos o páginas que le cargas y las preguntas que le hacen desde el widget en tu sitio o el enlace directo, que se borran solas a los 30 días. Las preguntas de «Prueba el asistente» y de la vista previa no se guardan. Para redactar cada respuesta, la pregunta y los fragmentos encontrados se envían a OpenAI.
1.6 Navegación y seguridad
Cuando usas el sitio, el servidor registra datos técnicos (dirección IP, navegador, página pedida y hora) para funcionar, limitar abusos y resolver fallas. En la bitácora de acciones y en la prueba de tus autorizaciones la IP queda solo como huella cifrada. Las cookies y el almacenamiento del navegador se explican en la Política de cookies.
2. Con quién compartimos tus datos
2.1 Alojamiento y bases de datos
Vercel aloja el sitio web; Railway, el servidor de la plataforma; MongoDB es la base de datos donde se guardan los registros, y Redis guarda información temporal como las sesiones y los cupos de uso. Si lo activamos, Amazon Web Services (S3) guarda los archivos que subes al gestor de documentos. Actúan como encargados: tratan los datos por cuenta nuestra para prestarnos su servicio.
2.2 Inteligencia artificial
OpenAI procesa el texto de las funciones con IA (el chatbot, «Prueba con tu documento» y las demos con IA). Solo recibe lo necesario para responder: la pregunta, los fragmentos de los documentos y el historial reciente de la conversación. No le enviamos los datos de los formularios.
2.3 Correo y WhatsApp
Resend envía los correos de la plataforma: el aviso al equipo cuando nos escribes por un formulario (con los datos que enviaste), los correos de tu solicitud de demo y los de tu cuenta, como el cambio de contraseña. Meta, con WhatsApp Business Platform, entrega al equipo por WhatsApp el aviso de un nuevo contacto, que lleva tu nombre, tu empresa, el servicio que te interesa, tu email y un extracto de tu mensaje, y los avisos de los pedidos y de las solicitudes de propuesta que haces desde el portal de clientes (tu nombre, tu email y el monto y los ítems del pedido, o el mensaje de tu solicitud). Los dos actúan como encargados: tratan esos datos por cuenta nuestra solo para hacer el envío.
2.4 Medición y publicidad, solo si las aceptas
Google Analytics, Google Ads y LinkedIn reciben datos de tu navegación únicamente si aceptas esas cookies en el aviso de cookies o en la Política de cookies. Puedes retirar ese consentimiento cuando quieras.
2.5 Inicio de sesión con Google
Si eliges entrar con tu cuenta de Google, Google nos confirma tu identidad y nos entrega tu nombre, email y foto de perfil.
2.6 Autoridades y venta de datos
Solo entregamos datos a una autoridad cuando una norma o una orden lo exige. No vendemos, alquilamos ni cedemos tus datos personales.
3. Cuánto tiempo guardamos tus datos
3.1 Prospectos y solicitudes
Las solicitudes de demo rechazadas se anonimizan automáticamente 24 meses después de rechazarlas, y los datos de las personas sin actividad con nosotros durante 24 meses (sin cuenta ni contrato), también: se borran el nombre, el email, el teléfono y los mensajes, y solo queda información estadística.
3.2 Cuentas y clientes
Los datos de tu cuenta se guardan mientras la tengas. Los de una relación contractual (propuestas aceptadas, pagos, proyectos, facturas) se conservan mientras dure y después por el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y comerciales.
3.3 Chatbot y documentos
Documentos de «Prueba con tu documento»: 1 hora. Preguntas al widget de un bot: 30 días. Los bots de «Configura el tuyo» se borran tras 12 meses sin uso, con sus documentos y su historial.
3.4 Sesiones y enlaces
La sesión iniciada dura como máximo 7 días; después vuelves a iniciar sesión. Los enlaces de activación vencen a las 72 horas y los de cambio de contraseña, a la hora.
4. Cómo protegemos tus datos
4.1 Medidas que aplicamos
Conexión cifrada (HTTPS), contraseñas guardadas como hash, acceso al panel solo para el equipo autorizado y según su rol, bitácora de las acciones del equipo sobre solicitudes y accesos, y límites de envíos contra abusos.
4.2 Lo que te pedimos
Las demos son de prueba: no subas a ellas información confidencial ni datos personales de otras personas. Usa documentos públicos o de ejemplo.
5. Autorización y datos sensibles
5.1 Con qué base tratamos tus datos
Con la autorización que nos das al marcar la casilla de cada formulario, o porque los necesitamos para cumplir el contrato cuando eres cliente. Puedes revocar la autorización en cualquier momento, salvo cuando la ley o un contrato vigente nos obliguen a conservar los datos.
5.2 Datos sensibles
No te pedimos datos sensibles (como datos de salud, origen étnico o datos biométricos) y no es obligatorio darlos. Si un documento que subes a una demo los contiene, se procesa igual que el resto del documento y se borra en el plazo indicado.
Tus derechos
Como titular de tus datos, la Ley 1581 de 2012 te da estos derechos:
Conocer y corregir
Conocer, actualizar y rectificar tus datos, también si están incompletos o inducen a error.
Prueba de la autorización
Pedir la prueba de la autorización que nos diste (fecha y versión de la política).
Saber cómo los usamos
Que te informemos qué datos tenemos de ti y para qué los usamos.
Quejarte ante la SIC
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de hacer la consulta o el reclamo con nosotros.
Revocar y suprimir
Revocar la autorización y pedir que borremos tus datos, salvo que la ley o un contrato vigente nos obliguen a conservarlos.
Acceso gratuito
Acceder gratis a tus datos personales.
Cómo ejercer tus derechos
Escríbenos desde el email con el que nos contactaste (o dinos cómo verificar que eres el titular), con tu nombre, lo que pides y, si es un reclamo, los hechos y los documentos que lo soportan:
Respondemos las consultas en máximo 10 días hábiles (prorrogables 5 días hábiles más, avisándote) y los reclamos en máximo 15 días hábiles (prorrogables 8 días hábiles más, avisándote). Si un reclamo llega incompleto, dentro de los 5 días siguientes te pedimos lo que falta; si pasan 2 meses sin que lo envíes, entendemos que desististe del reclamo.
6. Cookies y almacenamiento del navegador
Usamos cookies y el almacenamiento local de tu navegador para mantener tu sesión y recordar tu idioma, tu tema y tu elección de cookies. Las de medición (Google Analytics) y publicidad (Google Ads y LinkedIn) solo se activan si las aceptas.
Puedes cambiar tu elección en cualquier momento desde la Política de cookies o borrar las cookies desde tu navegador.
Para ver cada cookie y cada clave con su finalidad y duración, consulta la Política de cookies.
7. Transferencias internacionales
Varios de nuestros proveedores (Vercel, Railway, OpenAI, Google y LinkedIn, entre otros) pueden guardar o procesar los datos fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos.
La autorización que nos das incluye que estos proveedores traten tus datos por cuenta nuestra y solo para las finalidades de esta política.
8. Menores de edad
El sitio está dirigido a empresas y no está pensado para menores de 18 años. Si nos escribiste en nombre de un menor, avísanos para suprimir sus datos.
9. Cambios a esta política
Si cambiamos esta política, publicamos aquí la nueva versión con su fecha. Cada autorización queda guardada con la versión vigente cuando la diste, y si un cambio afecta la finalidad del tratamiento te pediremos una nueva autorización.
Versión vigente: 2026-10.
10. Contacto
Para preguntas sobre esta política o sobre tus datos, escríbenos:
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